VO und die Arbeit hinter den Kulissen
Das Beste am Amt für Veranstaltungsorganisation ist, dass man sehr viel in Kontakt mit Studierenden anderer Pharmaziestandorte in Deutschland kommt und mit ihnen zusammenarbeitet. Obwohl die grundlegenden Projekte als VO und der Ablauf der Zusammenarbeit mit den Fachschaften immer die gleichen sind, entwickelt jede davon und damit auch jede Veranstaltung ihr eigenes Potential, was aus diesem oberflächlich sehr eintönigen Amt, ein sehr spannendes macht. Dazu kommt, dass man in einem Amt, welches hauptverantwortlich an nahezu allen Veranstaltungen beteiligt ist, eine wichtige Basis für die Arbeit der anderen Vorstandsmitglieder legt und so auch immer mit an der Weiterentwicklung des Vereins mitwirkt. Das Team, in dem man arbeitet, ist immer ein besonderes, egal in welcher Zusammensetzung. Man findet immer jemanden mit einem offenen Ohr für Probleme oder in Zeiten der Überarbeitung auch Unterstützung und Hilfe durch andere Teammitglieder. Auch die Professionalität, mit der alle an ihre Aufgaben gehen und mit der zusammengearbeitet wird, ist ein großer Schatz und essenziell für die gute Arbeit des Vereins. Schön ist auch immer die direkte Integration der neu gewählten Vorstandsmitglieder, die trotz der großen Fluktuation immer wieder sehr gut funktioniert.
Ich arbeite in meinem Amt regelmäßig mit vielen Personen im Team zusammen, vor allem im Rahmen von Veranstaltungen; sei es das persönliche Teamtreffen, die expopharm, das PharmaWeekend oder die BVT. Am engsten ist dabei die Zusammenarbeit im Ressort für Internes und im Orga-Viereck. In beiden Gremien verbringt man sehr viel Zeit miteinander und schafft dadurch einen engen Zusammenhalt. Vor allem hervorzuheben ist die gemeinsame Arbeit mit dem Amt für Fort- und Weiterbildung besonders im Rahmen des PharmaWeekends und des edukativen Programms auf BVTs sowie während der expopharm. Nicht umsonst werden die Ämter FW und VO auch die „Zwillingsämter“ genannt.
Als VO ist es wichtig, finale Entscheidungen zu treffen und diese gut an alle Beteiligten zu kommunizieren. Gerade bei letzterem habe ich eine starke persönliche Weiterentwicklung festgestellt. Allerdings ist die benötigte Menge an Kommunikation immer wieder anders. Dafür benötigt es ein gewisses Maß an Leadership und Einfühlungsvermögen. Dies ist gerade bei Fachschaften ohne Erfahrung mit BPhD-Veranstaltungen wichtig, da diese nicht immer wissen, worauf sie sich eingelassen haben. Hier ist es dann wichtig, sich nach Veranstaltungen Feedback einzuholen, selbstkritisch die eigene Arbeit zu evaluieren und für die nächsten Veranstaltungen zu berücksichtigen. Auch hier habe ich eine persönliche Weiterentwicklung festgestellt. Des Weiteren muss man als VO sehr flexibel sein, in Stresssituationen Ruhe bewahren können und viel Geduld mitbringen, da keine Veranstaltung oder Orgaphase so verläuft, wie man es sich wünscht und immer etwas schief gehen kann.
Besonders wichtig ist mir in meinem Amt, dass den anderen Teammitgliedern im Rahmen von Veranstaltungen ermöglicht wird, ihre Arbeit bestmöglich auszuführen und so die optimalsten Ergebnisse für den Verein erreichen können. Außerdem ist mir wichtig, dass die Fachschaften sich im Verlaufe des Orgaprozesses persönlich einbringen und kreativ werden können. Vor allem bei der BVT-Orga ist dies sehr wichtig, da es auf BVTs nur sehr wenig zeitlichen Spielraum und sehr viele Vorgaben des Vorstandes für die Veranstaltung gibt. Um dies zu gewährleisten ist es essenziell, dass alle Dokumente von Veranstaltungen sicher archiviert und für zukünftige Nachfolger*innen einsehbar sind, um eine Orientierung zu geben. Besonders Vorlagen, Referenzen und alte Verträge sind hier sehr wichtig, da so vieles in der Vorbereitung vereinfacht und Stress minimiert wird. Durch Letzteres erreicht man auch, dass es zu weniger bis kaum Spannungen in der Zusammenarbeit kommt und so diese für alle Beteiligten eine schönere und bereicherndere Erfahrung ist, was immer ein Ziel sein sollte.
