Der Sekretär ist nicht nur ein Vogel – Generalsekretär*in im RAdlernest
Das Schöne am Amt der Generalsekretärin ist, dass man fast alles im Verein mitbekommt. Durch die Position in GeVo, Präsidium und als Head of Administration läuft fast alles einmal durch das GS-Postfach. Auch die Ressortkoordination bereichert das Amt. Viele Aufgaben sind eher von Routine geprägt, aber die Ressortkoordination bringt eine andere Seite mit. Generell ist dieses Amt ein Mix aus Aufgaben, die viele Fähigkeiten erfordern: Technische Aufgaben wie Betreuung von Arbeitsmedien, Einträge und Datensammlungen oder Umgang mit Lobby- und EU-Transparenzregistern, und kollaborative Aufgaben wie SOP-Konzept, Einladungsbriefe und Rechenschaftsberichte, die viel Zuarbeit aus dem Team erfordern. Dazu kommt die Führungsrolle im Ressort für Administratives und indirekt über GeVo und Präsidium. Der Mix aus einfachen, schweren, fachlichen, zwischenmenschlichen, Führungs- und kollaborativen Fähigkeiten macht dieses Amt vielseitig und herausfordernd. Besonders gefällt mir, dass man Verantwortung übernehmen kann und an vielen Entscheidungen beteiligt ist, was die Arbeit und Weiterentwicklung des Vereins aktiv mitgestaltet.
Das Arbeiten im Team ist besonders, da man auf Menschen trifft, die ebenfalls etwas bewegen wollen und intrinsische Motivation mitbringen. In diesem Team habe ich Personen mit dem gleichen Drive und einer Vision gefunden. Auch die Hilfsbereitschaft im Team ist toll. Es ist keine Selbstverständlichkeit, so viel Unterstützung zu erhalten, besonders bei Projekten, für die die Person gar nicht zuständig wäre. Man muss schon aktiv verbergen, dass man überarbeitet ist, um keine Entlastung angeboten zu bekommen.
Ein Punkt, der mit der Ressortkoordination einhergeht, ist die Schaffung eines eigenen kleinen Teams im Ressort. Mit diesen Personen verbringt man die meiste Zeit und schafft damit eine eigene kleine Welt innerhalb des Vereins. Außerdem habe ich durch die Vereinsarbeit sehr gute Freunde gefunden.
Man arbeitet mit dem gesamten Team regelmäßig zusammen, sei es bei Rechenschaftsberichten, Einladungsbriefen oder SOPs. Besonders eng ist die Zusammenarbeit mit PR, da hier die Koordination des Ressorts und des Beitragsteams gefragt ist, und QM. Am meisten Zeit verbringt man jedoch mit der*dem Präsident*in. Als 2. Vorsitz fallen unzählige Absprachen, Abstimmungen, Updates und Entscheidungen an. Es vergeht kaum ein Tag, ohne dass man in einem Meeting, einer Mail oder einem Telefonat voneinander hört. Das Highlight waren 60+ gemeinsame Arbeitsstunden in einem Monat.
Die Fähigkeit und Bereitschaft, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen, sind wichtige Voraussetzungen für dieses Amt. Dennoch habe ich in beiden Bereichen eine deutliche persönliche Weiterentwicklung festgestellt. Dazu gehört auch eine höhere Selbstsicherheit und ein besserer Umgang mit Fehlern. Man muss auch eine hohe Frustrationstoleranz entwickeln, um dieses Amt längerfristig ausüben zu können. Die Arbeit mit Menschen und das Angewiesensein auf deren Zuarbeit erfordert oft starke Nerven und Geduld. GS sollte auch die Fähigkeit mitbringen, das große Ganze zu sehen und an alles zu denken. Man ist häufig das Backup für vieles. Es ist wichtig, sich nicht daran zu stören, im Hintergrund zu arbeiten. Administrative und koordinative Arbeit wird oft erst bemerkt, wenn sie fehlt.
Besonders wichtig ist mir in meinem Amt, möglichst viel und gut zu unterstützen. Die Bereitstellung guter Infrastruktur vereinfacht und ermöglicht die Vereinsarbeit. Auch das Übernehmen von Aufgaben oder Mitdenken als Backup halte ich für einen wichtigen Bestandteil dieses Amtes. Wichtig ist mir auch das Vereinfachen und Verschlanken von Prozessen. Nachhaltigkeit und Ordnung sind dabei besonders wichtig. Das Anlegen von Wissenssammlungen, Anleitungen und besseren Vorlagen soll langfristig zur einfacheren Vereinsarbeit beitragen. Nahezu alle Ziele, die ich in diesem Amt verfolge, gehen über meinen eigenen Amtszeitraum hinaus. Wenn es auch ohne mich sofort funktionieren könnte, weil alle Informationen da und gut zu finden sind, Anleitungen existieren, Wissen zusammengetragen ist und Prozesse funktionieren und dokumentiert sind, dann ist mein Ziel für dieses Amt erreicht.
